|
Aan de slag Ondanks alle normen en regelgeving is indexeren een creatief proces. Laat twee verschillende mensen een register maken voor hetzelfde boek en je krijgt twee heel verschillende registers, die kwalitatief niet voor elkaar hoeven onder te doen. Het is echt niet alleen een kwestie van wat trefwoorden onderstrepen en die dan op alfabetische volgorde zetten. Welke stappen moet je doorlopen om een bruikbaar register te maken? Ten eerste moet je de begrippen en onderwerpen die van belang zijn voor de lezer weten te herkennen. Ten tweede moet je onderscheid maken tussen belangrijke en onbeduidende vindplaatsen van die begrippen en onderwerpen. De derde stap is de analyse van de aanwezige begrippen en onderwerpen. Ten vierde moet de uitkomst van deze analyse worden omgezet in trefwoorden, waarbij je rekening houdt met het woordgebruik van de doelgroep. In de vijfde stap combineer je hoofdtrefwoorden en subtrefwoorden tot één begrijpelijk geheel. Daarna leid je de gebruiker via ‘zie’ verwijzingen van nietgebruikte termen naar gebruikte termen en via ‘zie ook’ naar gerelateerde termen. Als laatste zet je dit alles in een klantvriendelijke en logische volgorde.
Literatuurlijst
In dit artikel genoemde publicaties: Anderson, J.D. 1997. NISO TR02, Guidelines for Indexes and Related Information Retrieval Devices National Information Standards Organization Chicago Manual of Style 2003. 15th. ed. Chicago: University of Chicago Press Indexes: A Chapter from The Chicago Manual of Style 2003. 15th ed. Chicago: University of Chicago Press ISO 999:1996 Information and documentation- guidelines for the content, organization and presentation of indexes. Geneva: International Organization for Standardization
Algemene handboeken: Booth, P.F. 2001. Indexing: The Manual of Good Practice. Munchen: K.G. Saur Mulvany, N.C. 2005. Indexing Books. Chicago: University of Chicago Press Wellisch, H.H. 1991. Indexing from A to Z. New York: The H.W. Wilson Company Ament, K. 2001. Indexing: A Nuts-and-Bolts Guide for Technical Writers. Norwich: William Andrew Bonura, L.S. 1994. The Art of Indexing. New York: John Wiley & Sons McMaster, Max en Woolley, S. 2004. Indexing for technical communicators. Melbourne: Monarch Computing Services
Over registers voor websites: Browne, G. en Jermey, J. 2004. Website Indexing. Blackwood: Auslib Press Pty Ltd Hedden, H. 2007 Indexing Specialities:Web Sites. Medford: Information Today, Inc. Lamb, J.A. 2006. Website Indexes. Ardleigh: Jalamb.com Ltd. (te bestellen op www.lulu.com/lamb)
In dit artikel genoemde software: Cindex www.indexres.com Macrex www.macrex.com Sky Index www.sky-software.com Parallels Desktop for Mac www.parallels.com/ DEXter www.editorium.com/dexter.htm WordEmbed http://jalamb.com/wordembed.html IxGen www.fsatools.com/ixmid.html Index Tools Professional www.siliconprairiesoftware.com HTML/Prep www.levtechinc.com/ProdServ/LTUtils/HTMLPrep.htm HTML Indexer http://www.html-indexer.com/ XrefHT32 http://publish.uwo.ca/~craven/freeware.htm
|
|
Drie misverstanden Een register is geen inhoudsopgave. Een inhoudsopgave volgt de structuur van de publicatie. In het register wordt de informatie juist systematisch weergegeven, zodat ook een lezer die de structuur van de publicatie niet kent of snapt, de gezochte informatie gemakkelijk kan vinden. Gewoonlijk is het register ook veel gedetailleerder dan de inhoudsopgave en geeft het dus veel meer toegangen tot alle informatie die verspreid in de publicatie staat. Maar een register is ook weer geen concordantie. Een concordantie is een eenvoudige lijst met alle woorden en namen die in een document voorkomen, gevolgd door paginaverwijzingen. Alsof je met een zoekmachine naar termen hebt gezocht en het resultaat in een lijst hebt gezet. Daar kunnen volstrekt onbelangrijke vindplaatsen tussen staan terwijl synoniemen of omschrijvingen worden genegeerd. Voor een goed register is de tekst geanalyseerd en is het resultaat een systematische weergave van de belangrijke concepten in het document. Ook een verklarende woordenlijst is géén zakenregister. Alleen al door het ontbreken van paginaverwijzingen, is ook een verklarende woordenlijst dus géén register.
|
|
Normen De opbouw, de lay-out en de technische details van een register in een officieel document zijn gebonden aan internationale regelgeving. In Nederland is er sinds 2001 de ISO-norm 999:1996. Deze voorziet in de basisregels en weerspiegelt de gangbare meningen over indexeren. In de Engelstalige landen werken veel uitgevers met ‘style sheets’. Daarmee zorgen ze ervoor dat al hun publicaties eenzelfde opbouw en lay-out hebben. Eén van die ‘style sheets’ groeide uit tot The Chicago Manual of Style, die veel indexeerders als officieuze norm hanteren. De NISO TR2-1997, een (gratis te downloaden) leidraad voor correcte procedures rond registers, is een andere norm die indexeerders veel gebruiken. Engelstalige handboeken gaan dieper in op de regelgeving die de ISO 999 norm aanreikt. |
|
Artikel van Pierke Bosschieter verschenen in Tekstblad, 04/2007. |
|
Registers: een kwestie van scherp waarnemen
Het register is het zoekinstrument in een publicatie dat de lezer accuraat en zonder omwegen naar de door hem gezochte informatie leidt. Om verwarring te voorkomen: index en register zijn synoniemen. Register is het Nederlandse woord en index het Engelse. Zelf heb ik een lichte voorkeur voor ‘register’, maar van het woord ‘index’ kun je de woorden ‘indexeren’, ‘indexeerder’ en ‘indexer’ afleiden.
Een voor de hand liggende reden om een publicatie van een register te voorzien, is dat de lezer erom vraagt. Een veelgehoorde klacht van gebruikers van (technische) publicaties is de afwezigheid van een register of de onvolledigheid ervan. Wie maakt het register? De auteur, de redacteur of een professionele indexeerder? In dit artikel ga ik er van uit dat de auteur of de redacteur het register samenstelt.
Soorten registers Je kunt in een publicatie verschillende soorten registers opnemen: - Algemeen register: hierin staan alle namen en concepten die in de publicatie voorkomen. (Dit register heeft meestal de voorkeur.) - Zakenregister: hierin staan alle concepten met uitzondering van persoonsnamen. - Persoonsregister: dit bevat alleen persoonsnamen. - Auteursregister: hierin staan alleen de namen van de auteurs die hebben bijgedragen aan de publicatie. - Aparte registers voor illustraties, kaarten, grafieken, tabellen of andere bijzondere registers (zoals een apart register met Latijnse namen in een boek over planten).
Persoonsregisters komen in veel Nederlandstalige publicaties voor. Als je besluit om zowel persoonsnamen als concepten in een register op te nemen, valt de keus vaak op een apart zakenregister naast het persoonsregister. In de Engelstalige landen is het gebruikelijker om dan een algemeen register op te nemen. Indexeerders zijn het er niet over eens of het gebruik van meerdere registers voordeel oplevert voor de gebruiker. Bij twee verschillende registers loop je het risico dat de gebruiker iets mist, omdat hij alleen in het verkeerde register zoekt; bij één algemeen register mist de gebruiker alleen de persoon of zaak die er niet in staat of die niet goed is opgenomen. De indexeerders zijn het er wel over eens dat je boeken geschreven voor een breed publiek, het beste kunt voorzien van een algemeen register. Bij de keus welk soort register je moet opnemen geven de soort publicatie en de eisen van de doelgroep en/of de uitgever de doorslag. |
|
To embed or not to embed Er zijn twee manieren om een register vorm te geven: ‘not-embedded’ en ‘embedded’. Bij ‘not-embedded’ stelt de indexeerder het register samen met behulp van gespecialiseerde indexeersoftware. Terwijl je de tekst leest en analyseert, vaak aan de hand van de papieren drukproef of een PDF-bestand, en trefwoorden invoert, sorteert zo’n programma de trefwoorden, checkt het de verwijzingen, maakt het een consistente lay-out, etc. De drie bekendste indexeerprogramma’s zijn Cindex, Macrex Macrex en Sky Index. Cindex heeft een aparte Mac-versie; de andere twee hebben daarvoor emulation software (zoals Parallels Desktop for Mac) nodig. Een ‘non-embedded’ register vind je het meest in papieren publicaties. De drie programma’s doen weinig voor elkaar onder. Je kunt het beste van alle drie de demoversie uitproberen om te ontdekken met welk programma je het best uit de voeten kunt. Bij ‘embedded’ indexeren gebruik je de ingebouwde mogelijkheid in programma’s als MS Word, Adobe Framemaker, Adobe InDesign (de opvolger van PageMaker) en Quark Xpress om ‘tags’ (codes) te koppelen aan woorden in het document, en hier trefwoorden aan toe te wijzen. Het grote voordeel van deze manier van indexeren is dat wanneer de paginering verandert, de aan de ‘tags’ gekoppelde paginanummers automatisch meeveranderen. Deze methode is dus bij uitstek geschikt voor (elektronische) documenten die vaak worden herzien of voor ‘printing on demand’. ‘Embedded’ indexeren is in sommige gevallen ook onderdeel van het maken van registers voor websites en online-helpsystemen. ‘Embedded’ indexeren is wel erg lastig en tijdrovend. De bestaande mogelijkheden in de genoemde softwareprogramma’s zijn niet krachtig genoeg om degelijke registers te genereren. Voor de indexeerder is het vooral moeilijk overzicht te houden, omdat je niet kunt zien hoe het register eruit gaat zien (of: omdat je het register steeds opnieuw moet genereren om te zien hoe het eruit gaat zien). DEXter en WordEmbed werken samen met de speciale indexeerprogramma’s. Ze helpen bij het aanbrengen van de codes in Word, terwijl de opbouw van het register zichtbaar en overzichtelijk blijft in het indexeerprogramma. Voor Framemaker zijn er ook add-ons: IxGen en Index Tools Professional.
Registers voor websites Voor het maken van registers voor documenten op internet kun je ook de genoemde speciale indexeerprogramma’s gebruiken. HTML/Prep kan die registers vervolgens omzetten in HTML-bestanden. Voor complete websites kun je op dezelfde manier te werk gaan, maar omdat je deze registers vaak bij moet werken is het beter om voor HTML Indexer of XrefHT32 te kiezen. HTML Indexer koppelt ‘tags’ aan de webpagina’s die je wilt indexeren, waardoor er een ‘embedded’ register ontstaat. Op deze manier geïndexeerde webpagina’s kun je eenvoudig bijwerken en onderhouden. XrefHT32 (uit te spreken als ‘shreft’) is een programma dat ongeveer hetzelfde doet als HTML Indexer, maar is gratis is te downloaden op de website van de maker. |
|
Vervolgartikel: Registers: het praktische gedeelte |
