ArtikelTekstblad2.1

Artikel van Pierke Bosschieter verschenen in Tekstblad, 01/2008

Registers: het praktische gedeelte

Dit is het praktische vervolg op het merendeels theoretische artikel over het samenstellen van registers in Tekstblad 04|2007.

Bepalen van trefwoorden

Je herkent begrippen en onderwerpen die in het register moeten worden opgenomen, het beste als je de tekst leest met in je achterhoofd:

1. Welke begrippen en onderwerpen geven antwoord op een mogelijke gebruikersvraag naar wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe!

2. Hoe belangrijk is het begrip of onderwerp in de context van het gehele document? Zou de gebruiker inderdaad naar deze informatie op zoek gaan?

Vervolgens analyseer je de geselecteerde begrippen en onderwerpen:

1. Welke daarvan kun je onder één trefwoord samenbrengen, ook al hebben ze in het document verschillende benamingen?

2. Hoe breng je in het register de eventuele verbanden tussen de begrippen en onderwerpen naar voren?

3. Welke woorden zal de gebruiker bij zijn zoektocht hanteren?

Formuleren van trefwoorden

Let bij het formuleren van trefwoorden op het volgende:

· kies trefwoorden die het bedoelde zo direct mogelijk beschrijven;

· wees zo beknopt mogelijk;

· open elk trefwoord alleen met een betekenisvol woord, dus niet met ‘enige’, ‘sommige’, ‘verschillende’, etc.

Enkelvoud- of meervoudsvormen

De vuistregel, volgens ISO 999, is om die zelfstandig naamwoorden die geteld kunnen worden in het meervoud op te nemen. Zelfstandig naamwoorden die niet geteld kunnen worden en abstracte zelfstandig naamwoorden worden in het enkelvoud opgenomen.

Inversie en dubbele vermelding

Trefwoorden kunnen uit meerdere woorden bestaan: bijv. een zelfstandig naamwoord met een bijvoeglijk naamwoord of een werkwoord. Als gebruikers op beide woorden zouden kunnen zoeken, vermeld het concept dan dubbel, één keer met inversie:

projecten plannen

plannen, van projecten

Hetzelfde bij samenstellingen van twee zelfstandige naamwoorden:

ziektekostenverzekeringen

verzekeringen, ziektekosten

Trefwoorden van meer dan twee woorden moet je soms ook wel drie of vierdubbel vermelden!

Wanneer je het primaire trefwoord onderverdeelt in subtrefwoorden maak je een Zie-verwijzing:

ziektekostenverzekeringen

in buitenland

en klantonvriendelijkheid

maatschappijen met

en onkosten declaraties

polissen, vergelijk van

verzekeringen, ziektekosten Zie ziektekostenverzekeringen

Zoals je ziet bij ‘polissen’, kun je de inversie ook gebruiken om het belangrijkste woord in een samengesteld trefwoord naar voren te halen.

Verduidelijking (Engels: qualifier)

Indien nodig voor het goede begrip, voeg je tussen ronde haken een verduidelijking toe:

Ave Maria (Gounod)

Ave Maria (Schubert)

jacht (schip)

jacht (op dieren)

Subtrefwoorden

Vanaf vijf à zeven paginaverwijzingen achter één hoofdtrefwoord verdelen we het hoofdtrefwoord onder in meerdere subtrefwoorden. Hetzelfde geldt weer voor de subtrefwoorden zelf: bij te veel paginaverwijzingen maak je subsubtrefwoorden. Bedenk wel dat een gebruiker de (sub)subtrefwoorden niet alfabetisch vindt. Een belangrijk concept moet je dus ook altijd als hoofdtrefwoord opnemen!

Het subtrefwoord moet een logische relatie hebben tot het hoofdtrefwoord. Gebruik hiervoor eventueel voorzetsels en voegwoorden. De samenhang tussen ‘computers’ en ‘management’ kan bijvoorbeeld zijn:

computers

en management

management van

management via

voor management

Bij het sorteren kun je de voorzetsels negeren. Doe dit wel consequent.

Kruisverwijzingen

Zie-verwijzing

De Zie-verwijzing leidt de lezer rechtstreeks van een bepaald trefwoord (waar géén paginanummer achter staat!) naar een ander, beter passend hoofdtrefwoord (of subtrefwoord) in het register. Gebruik Zie-verwijzingen bij synoniemen, pseudoniemen, acroniemen, afkortingen en termen die bijna dezelfde of overlappende betekenis hebben:

loopbaan Zie carrière

Zie ook-verwijzing

Met een Zie ook-verwijzing verwijs je voor aanverwante informatie naar andere trefwoorden in het register. Zo leg je verbindingen tussen bepaalde concepten. Zelfs een algemene verwijzing naar andere hoofdtrefwoorden is mogelijk:

carrière 28, 54-58 Zie ook curriculum vitae; loopbaanplanning

Baltische Staten 108 Zie ook onder naam specifieke landen

Controleer altijd aan het eind of de verwijzingen nog kloppen! Misschien was je een trefwoord vergeten of heb je het intussen weer verwijderd.

Iets over namen en titels van werken

Alle belangrijke eigennamen, organisatienamen, geografische namen en titels van werken horen in het register te staan.

Enkele vuistregels:

· namen vermeld je in hun meest uitgebreide vorm;

· gebruik (verduidelijkingen) als meerdere personen, steden en organisaties dezelfde naam hebben;

· zet titels van werken cursief:

Ave Maria (Gounod)

Down the Garden Path

· maak bij pseudoniemen of meerdere vormen van een naam, een Zie-verwijzing naar de meest gangbare vorm, of gebruik een dubbele vermelding;

· lidwoorden aan het begin van titels gaan naar achteren:

Autograph Man, The

stenen bruidsbed, Het

· alleen in Nederland worden voorzetsels en lidwoorden in eigennamen getransponeerd. Houd in een publicatie voor een internationale (ook Vlaamse) lezerskring dus altijd de hele eigennaam bij elkaar en alfabetiseer Arnold ten Hoeve op de letter T, niet op de H;

· de hoofdletters in namen en titels in het register moeten gelijk zijn aan die in de tekst.

Het ordenen van het register

De meest gehanteerde sorteervolgorde is deze:

· symbolen (*,@,$);

· Romeinse en Arabische cijfers (IX, 2, 29). In een register met weinig cijfers mag je ze ook sorteren alsof ze worden gespeld;

· letters in alfabetische volgorde.

Alfabetische volgorde

Bij de alfabetische volgorde is van belang of je de spatie wél meetelt (als een letter die nog voor de ‘a’ komt), of dat je die negeert. Doe dit consequent. Het grote voordeel van de eerste methode (woord-voor-woord) is dat alle termen die beginnen met hetzelfde woord bij elkaar staan.

Het koppelteken wordt in beide methodes genegeerd.

Woord-voor-woord Letter-voor-letter

vrede, gewapende vredebreuk

Vrede, Helmut de vrede, gewapende

Vrede in het Noorden Vrede, Helmut de

Vrede van Munster Vrede in het Noorden

vredebreuk Vredes, Hans

Vredes, Hans vredesmissie

vredesmissie Vredesprijs (Nobel)

Vredesprijs (Nobel) Vrede van Munster

De lay-out van het register

De toelichting

Geef aan het begin van het register een toelichting op eventuele bijzonderheden, bijvoorbeeld als cursieve paginanummers verwijzen naar illustraties, of als er twéé (of meer) registers zijn.

De pagina-indeling

Registers kunnen uit een, twee of drie kolommen bestaan. Drie kolommen in een klein lettertype bespaart op ruimte, ten koste van de leesbaarheid.

De paginaverwijzing

Je kunt de paginaverwijzing op verschillende manieren van het trefwoord scheiden. De linkslijnende alternatieven hebben de voorkeur:

linkslijnend, de cijfers staan uiterst links

· met een letter-brede spatie tussen trefwoord en paginanummer;

· met een komma en een letter-brede spatie tussen trefwoord en paginanummer;

· met een tab-brede spatie tussen trefwoord en paginanummer;

rechtslijnend, de cijfers staan uiterst rechts

· met verlooppuntjes tussen het trefwoord en het getal;

· zonder verlooppuntjes.

Paginanummers van twee cijfers (45-49) kun je niet inkorten (‘elideren’) en het gaat ook niet als het eerste getal op 00 eindigt (200-206). Bij andere paginanummers geldt:

elideer bij drie-cijferige nummers alleen de honderdtallen (geen 341-3, maar 341-43);

als het voorlaatste cijfer van de twee getallen een 0 is, herhaal dan alleen het laatste nummer (geen 104-06, maar 104-6).

Markeringen in paginaverwijzingen

· vet gebruik je om de gebruiker te attenderen op de pagina(’s) waar hij de belangrijkste informatie over een onderwerp vindt;

· cursief gebruik je voor bijzondere informatie, bijvoorbeeld in de vorm van illustraties of tabellen;

· voor verwijzingen naar voetnoten gebruik je de letter ‘n’ en het eventuele nootcijfer: 78n, 79n23, n24 of 79nn 23, 24.

Trefwoorden en subtrefwoorden

Markeringen van trefwoorden

Wees niet al te scheutig met markeringen als vet, cursief en onderstreept. De markeringen in de tekst hoef je niet per se in het register over te nemen. Cursief gebruiken we in drie gevallen:

· voor anderstalige termen, zoals Latijnse en Griekse wetenschappelijke namen;

· voor titels van boeken, films, muziekstukken, schilderijen etc.;

· voor namen van producten.

Klein Kapitaal wordt soms gebruikt voor commando’s in computerprogramma’s.

Lay-out van de subtrefwoorden

Bij de inspringende stijl staat ieder subtrefwoord op een volgende regel en maken inspringen de hiërarchie duidelijk:

oppervlaktewater

algengroei in 87-92, 104, 109

vervuiling van 104-107, 109-113

kwaliteitsnormen

volgens KRW 35-38, 56-59

voor mangaan 89-92

en pesticiden 19-23

Bij de doorlopende stijl komen de subtrefwoorden gewoon na elkaar met een puntkomma ertussen. Deze stijl kost minder ruimte, maar is minder geschikt om meer dan twee hiërarchische niveaus te onderscheiden:

oppervlaktewater: algengroei 87-92, 104, 109; vervuiling van 104- 107,109-113; kwaliteitsnormen voor 35-38, 56-59, 89-92; en pesticiden 19-23

Hoofdletters en interpunctie

Trefwoorden beginnen alleen met een hoofdletter als het om namen en titels van werken gaat.

Gebruik zo weinig mogelijk leestekens. Hier volgen enkele conventies:

· sommige uitgevers willen juist wel dat er vóór elk subtrefwoord een half kastlijntje staat en eventueel een komma;

· gebruik een dubbele punt om trefwoorden in verwijzingen van elkaar te scheiden;

· gebruik een dubbele punt als het trefwoord eindigt op een cijfer: Route 66: 213-217. Voor een register met veel van zulke trefwoorden zijn rechtslijnende paginaverwijzingen handig;

· gebruik een komma in een geïnverteerde zoekingang, om de inversie duidelijk te maken: iconografie, Oosterse;

· gebruik bij de doorlopende stijl tussen twee subtrefwoorden een puntkomma.

De eindcontrole

Let bij een grondige eindcontrole op de volgende punten:

· spel- en typefouten;

· consistent gebruikte enkelvouds- en meervoudsvormen;

· consistent gebruikte hoofdletters, kleine letters, leestekens etc.;

· voldoende Zie- en Zie ook-verwijzingen;

· nauwkeurige paginaverwijzingen (steekproefsgewijs);

· goede sorteervolgorde;

· voldoende algemene en specifieke trefwoorden;

· beknopte formuleringen;